10 خطوات تمكنك من تنظيم وإدارة وقتك

كثير منا سمع عن إدارة أو تنظيم الوقت سواء بحضوره لأحد المدربين الذين يوجهونه إلى كيفية إدارة وقته أو من خلال مقالات تحثك على استغلال الوقت وتنظيمه في شيء يفيدك

ولكن أغلب الوقت لازلت لا تستطيع أن تدير وقتك، وما زلت تردد لا يوجد لدي وقت كافي للقيام بهذه الأمور، الوقت يمر دون أن أتعلم أو استفيد بأي شيء.

لا تقلق لأن جميع من قرأوا هذه المواضيع مثلك تمامًا لا يستطيعون تنظيم أوقاتهم لماذا؟ الإجابة تكمن في أن ما حضرته عن تنظيم الوقت وما قرأته هو بالفعل مضيعة للوقت.

ففي البداية لابد أن تعرف ما هو الوقت؟  التعريف البسيط للوقت في القاموس: هو المدة التي تحدث فيها الأشياء لذا فنحن نطلق الوقت على الأشياء التي تحدث وتستغرق فترة محددة.

ولذلك يمكننا أن نميز الوقت إلى نوعين: الوقت المحدد بالساعة، والوقت الفعلي أما الوقت بتعداد الساعة هو ما نعرفه جميعًا أن الدقيقة بها ٦٠ ثانية والساعة بها ٦٠ دقيقة، واليوم يتكون من ٢٤ ساعةً، كما أن السنة تضم ٣٦٥ يومًا، وكل الوقت في أي مكان بالعالم يمر بطريقة مساوية فعندما نقول أن شخص عاش ٥٠ سنةً هذا يعني أنه يبلغ من العمر ٥٠ عامًا بالضبط لا تنقص ولا تزيد.

أما الوقت الفعلي هو الوقت الذي تمضيه في فعل شيء بعينه فمن الممكن أن تمضي ساعتين في إصلاح سيارتك ولكن تشعر وكأنه ١٢ عامًا، وعندما تجد طفل يبلغ من العمر ١٢ عامًا تشعر وكأنه بلغ فجأة و أن الأمر استغرق ساعتين فقط.

ولكن ما هو الوقت الذي نصف به عالمنا أو نمضيه في حياتنا؟ هل هو الوقت بالساعة أم الوقت الفعلي؟

إن الآليات التي سمعتها من قبل عن كيفية إدارة الوقت لا تجدي نفعًا بسبب أنها تعتمد في الأساس على الوقت المعتمد على عدد الساعات؛ فالحقيقة أن عدد الساعات ليس له علاقة بعملية إدارة الوقت كما أنك لا تعيش داخل عقارب الساعة، أن تعيش في وقتك الفعلي التي تمضيه في فعل الأشياء، فعالمك معتمد على الوقت الذي تمضيه وأنت تستمتع بوقتك أو وأنت عالق وسط مؤسسة حكومية تحاول إجراء بعض الالتزامات.

وإليك الخبر السعيد: فالوقت الفعلي هو مرتبط بعقلك أي أنه يحدث داخل رأسك، فأنت من توجده وبالتالي أنت من يمكنك التحكم فيه، لذلك يجب عليك أن تحذف هذه الجملة من حياتك “ليس لدي الوقت الكافي” أو اليوم ليس الوقت المناسب لكي أبدأ التزاماتي، أو لكي أدير بعض مشاريعي المحتملة.

فهناك ثلاث طرق فقط لتمضية وقتك: التفكير والكلام والأفعال، وبغض النظر عن أعمالك التي يتوجب عليك القيام بها، سوف يتكون يومك من هذه الأشياء الثلاثة.

فإذا كنت من أصحاب العمل الحر أو مازلت طالب بأحد المراحل التعليمية، فإنك من الوارد أن تشعر ببعض الارتباك والتخبط في كثير من الاتجاهات، وربما لا تستطيع التحكم في هذه الأفكار التي تشعرك بالتشتت، ولكن يجب عليك أن تحدد كم من الوقت يجب أن تمضيه في التفكير والحديث والفعل؟ عندما تدرك ذلك جيدًا سوف تبدأ طريقك في النجاح.

وإليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها والتي من الممكن أن تساعدك لتصبح متحكمًا في وقتك:

١- قم بإعداد جدول يتضمن كافة الأفكار والحديث والأفعال التي سوف تقوم بها خلال أسبوع، وبالتالي سوف يمكنك ذلك من معرفة كم من الساعات التي تمضيها في ضياع وقتك كل يوم، وبالتالي ستعرف الوقت الذي تمضيه في التفكير في أمور هامة لحياتك وكم من الوقت تمضيه في أمور غير مفيدة كما ستتمكن من معرفة عدد الساعات التي تقوم بها بالحديث مع أصدقائك ومن حولك، وكذلك الوقت الذي تستغرقه في فعل أشياء

٢- حدد كل فعل أو حديث سوف تجريه وسوف يساعدك على النجاح فيما تريد، وضعها في قائمة المهام التي يجب عليك القيام بها، وانتقل من نقطة إلى أخرى حتى تصل إلى المهام التي يصعب عليها إنجازها، سوف يكون لديك مفكرة تحوي المهام المطلوب تنفيذها، قم بتنفيذ جدول لهذه  المهام في مجموعات تضم الأفكار والحديث والأفعال الأكثر أهمية، وكذلك حدد موعد بدء وانتهاء هذه المهام، وحافظ على الالتزام بهذه التوقيعات التي حددتها.

٣- خطط لتمضية ٥٠ ٪ من وقتك على الأقل لتنظيم أفكارك وأحاديثك وأفعالك والتي سوف تحقق لك النتائج المرجوة.

٤-اجعل الجدول أيضًا يتضمن الوقت الذي سوف يمضي نتيجة المقاطعات التي يمكن أن تحدث من الأشخاص حولك، مثل زيارة مفاجئة لبعض الأقارب، أو وقت تناول بعض المشروبات، وضعها تحت بند “وقت المقاطعات”.

٥- خصص أول ٣٠ دقيقة من يومك في التخطيط ما تنوي القيام به، لا تبدأ يومك دون أن تعرف ما سوف تقوم به، فأكثر وقت أهمية في يومك هو الوقت الذي تضع فيه خطة لتنظيم وقتك.

٦- خصص ٥ دقائق بعد كل محادثة أو فعل تقوم به، لكي تعرف هل تحققت النتيجة التي كنت ترغب بها، هذا سوف يساعدك على معرفة ما حققته من المهام التي وضعتها في جدولك اليومي، كما أن ذلك سوف يشعرك أن الوقت يمضي ببطء، وخصص ٥ دقائق أخرى بعد كل محادثة أو فعل لتعرف مدى رضاك على النتائج التي حققتها، وإذا كانت النتائج مخيبة للآمال عليك تحديد الأشياء المفقودة في الخطة، ثم قم تضمينها في المهام القادم.

٧- إذا كان لديك مهام كثيرة تود إنجازها ضع لافتة على باب غرفتك “لا للإزعاج" وأخبر من معك أنه ممنوع الإزعاج حتى تنهي ما تود القيام به.

٨- حاول أن تعود نفسك بعدم الرد على أي مكالمات أو رسائل بمجرد ظهورها على هاتفك، وأقطع أي تواصل مع هذه الرسائل التي لا تنتهي، فلا تجعل نفسك على تواصل مستمر مع الناس إلا أن يكون أمر بالغ الأهمية، و قم بجدولة الوقت الذي سوف تمضيه في الرد على الرسائل الإلكترونية والمكالمات التليفونية.

٩- وبالطبع أغلق أي تواصل لديك مع حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيس بوك إلا إذا كنت في حاجة لاستخدامها لإنجاز بعض المهام.

١٠- وأخيرًا تذكر أنه من المستحيل أن تفعل كل شيء وتذكر أيضًا أن ٨٠٪ من الحياة التي تعيشها هي نتيجة ٢٠٪ من أفكارك وأحاديثك وأفعالك التي تقوم بها.

بقلم: رحمه على

المصدر